延边大学双边、国际学术会议管理办法（试行）

第一条、为进一步规范、加强学校双边、国际学术会议的管理工作，贯彻“以我为主、目的明确、从严掌握、厉行节约、讲求实效”、“促进学校教学科研”的原则,根据《财政部和外交部<关于严格控制在华举办国际会议的通知》（财行【2011】2号）、《中共中央办公厅 国务院办公厅印发<关于在华举办国际会议的管理办法>的通知》（中办发【2006】10号）的文件精神，结合学校实际，特制定本办法。

第二条、双边会议是指由两个国家派代表参加的会议(不含港、澳、台地区)、论坛、研讨会、报告会、交流会等。国际会议是指与会者必须来自3个或3个以上国家的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

第三条、社会科学处和科学技术处分别负责人文社科及自然科学领域双边、国际学术会议的资格审核；国际交流与合作处负责双边、国际学术会议的申报工作。

第四条、未经批准，任何部门、单位及其个人都不得擅自筹备或对外承诺举办双边、国际学术会议，不得发出会议邀请。

第五条、申办单位在相关领域有一定影响，拥有较强的教学及科研力量，具备举办双边、国际学术会议的能力。

（一）能邀请一定数量的国内外知名学者与会，并能征集一定数量和质量的学术论文;

（二）具有一定的国际交流合作工作经验和会务组织能力，能妥善安排食宿、交通及会议场所，保证会务及接待工作的顺利进行;

（三）有经费保障。境外参会人员的接待费用严格按照《延边大学外宾接待管理办法（试行）》执行。

第六条、为方便申报工作，会议的申报采取“先预报，后申报”制度。

（一）申办单位应于每年11月底以前，将次年拟举办双边、国际学术会议的信息向国际交流与合作处预报。确因特殊情况没有预报的单位或个人，须经所在部门同意，向主管校领导提交书面申请，并经主管校领导同意，方可进入申报程序;

（二）预报的内容包括：会议的中、英文名称；会议拟召开时间；会议拟召开地点；主办、承办、合办方；所需经费来源等。

第七条、以学校名义举办的双边、国际学术会议需办理报批手续。

（一）申办国际学术会议须由申办单位提前半年填写《延边大学举办双边、国际学术会议申报表》和相关附件（参见附件1），并经宣传部、社会科学处、科学技术处同意后报国际交流与合作处审核，由国际交流与合作处提交给主管校领导审批后，报省教育厅，经省教育厅报省政府审批（涉及台湾的机构及人员，同时报省台办审批），获批准后，方可对外承诺和启动会议筹备工作;

二）申办双边学术会议须提前两个月提出申请，并填写《延边大学举办双边、国际学术会议申报表》（附件1）和相关附件。经宣传部，社会科学处、科学技术处审核，由国际交流与合作处报主管校领导审批，审核同意后即可启动会议筹备工作。

第八条、会议申报材料

（一）申请报告内容包括：会议名称、举办必要性；会议背景、主要议题及内容；举办时间、地点、规模（与会人员范围、总数及外宾人数）；主办单位及承办单位；经费预算及来源；会议期间安全管理预案；联系人和联系电话;

（二）其他相关材料包括：会议议程和具体日程；《延边大学举办双边、国际学术会议申报表》（附件1）和相关附件。

第九条、会务及注意事项

（一）举办单位应设立筹备机构;

（二）举办单位应及早召集会议筹备人员，认真、细致地做好会前各项准备工作，落实会场、会议所需设施以及经费来源等，确保会议顺利召开;

（三）举办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查，对有政治性错误内容的论文，应及时要求改正或取消论文在会议上发表和参会资格;

(四)举办单位应遵守外事纪律，坚持内外有别原则，严格遵守保密制度。不得携带秘密文件、资料参加会议活动。学校与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均需符合可以公开的口径，不得泄露秘密;

（五）请学校领导参加开幕式并讲话，举办单位应于会议召开前2周将会议详细日程及讲话稿报国际交流与合作处，国际交流与合作处负责统一安排;

（六）举办单位应对与会代表的接送、食宿、交通等会务工作做出周密安排，确保与会代表安全;

（七）会议筹备和组织过程中，重要涉外事项应报国际交流与合作处协调处理。

第十条、总结

（一）收集、整理、保存与会议有关的文字材料（包括所有报批材料、领导或重要来宾发言稿、会议总结、会议论文集等）和影像资料;

（二）会议结束后2周内，须填写《延边大学举办双边、国际学术会议总结表》（参见附件2），并将总结表和相关影像资料的纸质版和电子版提交至社会科学处、科学技术处和国际交流与合作处存档。

第十一条、举办两岸学术会议，参照本办法执行。

第十二条、本办法自发布之日起施行。

第十三条、本办法由国际交流与合作处负责解释。